Los límites de las revisiones de riesgos clásicas
En un equipo, la presión hacia el conformismo suele impedir expresar dudas: nadie quiere pasar por derrotista. Este fenómeno de pensamiento de grupo (groupthink), descrito por Janis (1972), oculta los fallos reales del proyecto hasta que es demasiado tarde.
La retrospectiva prospectiva
El psicólogo Gary Klein (2007) propone el pre-mortem: se anuncia de entrada que «el proyecto ha fracasado» y cada persona busca por qué. El anuncio levanta el tabú social, porque el fracaso se plantea como un hecho y no como una opinión pesimista. Se apoya en la prospective hindsight: Mitchell, Russo y Pennington (1989) demostraron que imaginar que un suceso ya ha ocurrido mejora la capacidad de identificar sus causas (del orden de un 30 % más de razones pertinentes, según las cifras que cita Klein).
Desarrollo de un taller (30 a 60 minutos)
- Preparación: el equipo se reúne antes del lanzamiento, una vez establecido el plan.
- Proyección: «Estamos dentro de un año. El proyecto es un desastre total. ¿Qué ha pasado?»
- Lluvia de ideas individual: cada persona escribe en silencio todas las razones del fracaso durante cinco minutos.
- Consolidación: se recogen las causas, se agrupan y se ordenan por probabilidad e impacto.
- Plan de acción: para cada causa principal se decide una acción preventiva, un responsable y un plazo, y se ajusta el plan del proyecto.
Es también el buen momento para fijar tus criterios de parada y neutralizar de antemano el sesgo de los costes hundidos.
En FluidOps
Convierte cada riesgo retenido en una tarjeta del Kanban, con responsable y plazo: una medida preventiva que se queda en un post-it no sirve de nada. Coloca los hitos expuestos en el Gantt y sigue las tareas bloqueadas en los analytics para reaccionar antes de que el riesgo se convierta en retraso.
Fuentes
- Klein, G. (2007). Performing a project premortem. Harvard Business Review, 85(9), 18-19. hbr.org
- Mitchell, D. J., Russo, J. E., & Pennington, N. (1989). Back to the future: Temporal perspective in the explanation of events. Journal of Behavioral Decision Making, 2(1), 25-38. doi:10.1002/bdm.3960020103
- Janis, I. L. (1972). Victims of Groupthink: A Psychological Study of Foreign-Policy Decisions and Fiascoes. Houghton Mifflin. openlibrary.org